الخطة الزمنية التنفيذية – اجتماع الجمعية العمومية 2026

📍

حجز القاعة

أولوية عاجلة

حجز قاعة فندق نيكي بيتش — دبي

تأكيد حجز قاعة الاجتماع في فندق نيكي بيتش — دبي لتاريخ انعقاد الجمعية العمومية (الخميس 24 سبتمبر 2026)، والتنسيق مع الفندق بشأن السعة والترتيبات اللوجستية والتجهيزات الفنية. يُنصح بإتمام الحجز مبكراً لضمان توفر القاعة في الموعد المحدد

١

تجهيز البيانات والحوكمة

12 أغسطس (الأربعاء)

بدء تحديث سجل العضويات والتحقق من استيفاء الشروط

مراجعة قاعدة بيانات العضويات الحالية، والتحقق من سداد الاشتراكات المالية لكل عضو، والتواصل مع الأعضاء المتأخرين في السداد لتسوية أوضاعهم

14 – 18 أغسطس

مراجعة حالات العضوية (نشط / منتهي / مستوفٍ للشروط)

إعداد كشف مبدئي بالأعضاء الذين يحق لهم الحضور والتصويت، وكشف منفصل بمن يحق لهم الترشح، مع مراجعة الكشوف مع الإدارة المالية للتأكد من مطابقة السداد

19 أغسطس (الثلاثاء)

اعتماد وإرسال كشف الأعضاء للجهة المختصة

اعتماد الكشوف النهائية داخلياً: كشف الأعضاء الذين يحق لهم الحضور والتصويت + كشف الأعضاء الذين يحق لهم الترشح. ثم إرسالها إلى الجهة المختصة (الوزارة). أي تعديل على العضويات بعد هذا التاريخ يؤثر على سلامة الإجراءات

٢

اعتماد جدول الأعمال والملف المالي

20 – 22 أغسطس

إعداد واعتماد جدول الأعمال النهائي

إعداد مسودة جدول الأعمال ومراجعتها مع رئيس مجلس الإدارة، ثم اعتماد النسخة النهائية. جدول الأعمال يتضمن بنود التقارير المالية والإدارية والانتخابات

20 – 24 أغسطس

إعداد واعتماد التقرير المالي والإداري

إعداد التقرير المالي السنوي والتقرير الإداري السنوي للعرض على الجمعية العمومية. التقرير المالي والإداري جزء من جدول الأعمال وليس إجراء مستقل

23 أغسطس (السبت)

اعتماد كشف الحضور والتصويت النهائي المرتبط بجدول الأعمال

ربط كشف الحضور والتصويت بجدول الأعمال المعتمد، والتأكد من تطابق القوائم مع الكشوف المرسلة للجهة المختصة

٣

الدعوة وفتح باب الترشح

24 أغسطس (الإثنين)

إرسال دعوة الجمعية العمومية + إخطار الهيئة والوزارة

إرسال دعوة الجمعية العمومية لجميع الأعضاء المستحقين. وفي ذات الرسالة الموجهة للهيئة: إرسال كشوف أعضاء مجلس الإدارة ردًا على بريد الهيئة، مع إخطارها بموعد الانعقاد وفتح باب الترشح

المادة 14/1 — يُفتح باب الترشح قبل 30 يوماً على الأقل من موعد الانعقاد

24 أغسطس (الإثنين)

فتح باب الترشح لعضوية مجلس الإدارة

فتح باب الترشح رسمياً وإرسال المرفقات الواردة من الهيئة إلى جميع الأعضاء المنتسبين ممن يحق لهم الترشح، وفق الإجراءات والنظام الأساسي المعتمد. يُحدّد في خطاب الدعوة موعد إغلاق باب الترشح (9 سبتمبر)

المادة 14/1 — يُقفل قبل موعد انعقادها بـ 15 يوماً

٤

الترشح والإغلاق

24 أغسطس – 9 سبتمبر

فترة استقبال طلبات الترشح

استقبال طلبات الترشح لعضوية مجلس الإدارة من الأعضاء المنتسبين المستوفين للشروط خلال الفترة المحددة. يمتد باب الترشح من تاريخ الفتح (24 أغسطس) حتى الإغلاق (9 سبتمبر)

9 سبتمبر (الأربعاء)

إغلاق باب الترشح

إغلاق باب الترشح لعضوية مجلس الإدارة. يتم في نفس اليوم إرسال كشوف المرشحين كاملة إلى الهيئة والوزارة، حيث يجب أن يتم الإبلاغ والإرسال في نفس يوم الإغلاق لضمان الالتزام بالمهلة القانونية (قبل 15 يوماً من الانعقاد)

المادة 14/2 — تُقدَّم طلبات الترشح للسلطة المختصة قبل 15 يوماً على الأقل

٥

التوكيلات والتحضير النهائي

13 سبتمبر (الأحد)

إرسال تذكير رسمي للأعضاء

تذكير الأعضاء بموعد انعقاد الجمعية العمومية، وتنبيههم بضرورة تقديم التوكيلات في حال عدم إمكانية الحضور الشخصي. التوكيل يجب أن يكون مكتوباً ومعتمداً من مجلس إدارة الجمعية أو من يفوضه

المادة 34/1 — التوكيل مكتوب ومعتمد من مجلس الإدارة

14 – 17 سبتمبر

تجهيز مستندات الاجتماع

تجهيز جدول الأعمال المطبوع، أوراق التصويت، كشوف الحضور والتوقيع، نسخ التقرير المالي والإداري، والعرض التقديمي المخصص للاجتماع

18 سبتمبر (الجمعة)

الموعد النهائي لاستلام التوكيلات من الأعضاء

آخر موعد لاستلام التوكيلات من الأعضاء الراغبين في التوكيل. لا يجوز للعضو أن ينوب عن أكثر من عضو واحد. يكون للعضو الموكَّل إليه ممارسة كافة الحقوق والصلاحيات فيما عدا تقديم طلبات الترشح

المادة 34/3 — يجب تقديم التوكيل قبل 5 أيام على الأقل

20 سبتمبر (الأحد)

إرسال كشف التوكيلات التفصيلي إلى الوزارة

إرسال كشف تفصيلي يتضمن بيانات ومعلومات كل من الموكِّل والموكَّل إليه إلى السلطة المختصة (الوزارة). يجوز للعضو الموكِّل إلغاء التوكيل قبل وقت انعقاد الجمعية العمومية بساعة واحدة على الأقل

المادة 34/4 — قبل 3 أيام على الأقل من الانعقاد

21 سبتمبر (الإثنين)

اكتمال تجهيز جميع مستندات الاجتماع والعرض التقديمي

التأكد من اكتمال جميع الملفات والمستندات المطلوبة للاجتماع بما في ذلك العرض التقديمي الذي يتضمن التقرير المالي والإداري

22 – 23 سبتمبر

مراجعة نهائية تنظيمية

مراجعة شاملة لجميع القوائم والنماذج وأوراق التصويت، والتأكد من جاهزية القاعة أو النظام الإلكتروني للاجتماع

٦

الاجتماع الأول

24 سبتمبر (الخميس)

انعقاد الاجتماع الأول للجمعية العمومية

يُعتبر الاجتماع صحيحاً بحضور أكثر من نصف عدد الأعضاء المستوفين لشروط وواجبات العضوية والذين لهم حق حضور الاجتماع وفقاً للقوائم المُعلنة من مجلس الإدارة. تصدر القرارات بأغلبية أصوات الأعضاء الحاضرين

المادة 32/1/أ — النصاب: أكثر من نصف عدد الأعضاء

24 سبتمبر (الخميس)

في حال عدم اكتمال النصاب القانوني

في حال عدم توافر النصاب القانوني للاجتماع العادي السنوي الأول، يتم إخطار الوزارة في نفس اليوم بموعد الاجتماع الثاني (1 أكتوبر 2026).

المادة 32/1/ب — يُؤجَّل لا يقل عن 7 أيام ولا يزيد عن 15 يوماً المادة 14/4 — إعادة فتح باب الترشح

٧

الاجتماع الثاني (عند عدم اكتمال النصاب)

25 سبتمبر (الجمعة)

إعادة إشعار الأعضاء بموعد الاجتماع الثاني

إرسال إشعار لجميع الأعضاء بموعد الاجتماع الثاني (1 أكتوبر 2026) مع إبلاغهم بإعادة فتح باب الترشح وتحديد الموعد النهائي لتقديم الطلبات الجديدة

26 سبتمبر (السبت)

الموعد النهائي لتقديم طلبات الترشح الجديدة

آخر موعد لتقديم طلبات الترشح الجديدة لعضوية مجلس الإدارة. يتم في نفس اليوم إرسال الطلبات الجديدة إلى السلطة المختصة

المادة 14/4 — قبل 5 أيام عمل على الأقل من موعد الاجتماع

1 أكتوبر (الخميس)

انعقاد الاجتماع الثاني للجمعية العمومية

يُعتبر الاجتماع الثاني صحيحاً بحضور ربع عدد الأعضاء أو 7 أعضاء أيهما أكثر. تصدر القرارات بأغلبية أصوات الأعضاء الحاضرين. الفترة بين الاجتماعين 7 أيام (الحد الأدنى القانوني: لا تقل عن 7 ولا تزيد عن 15 يوماً)

المادة 32/1/ب — النصاب: ربع الأعضاء أو 7 أعضاء أيهما أكثر المادة 32/1/ج — القرارات بأغلبية الحاضرين

الخطة الزمنية التنفيذية لاجتماع الجمعية العمومية

الخلاصة — المواعيد الحاسمة